パークゴルフ｜サークルの連絡網について

きたはち

パークゴルフサークルでは、必ず連絡網を使って、例会や大会その他で急な変更がある場合、連絡内容を順次回していることと思います。

今回はその連絡網のあり方について考察します。

連絡は迅速に正確に

まず、緊急の連絡には連絡網を使っているサークルが多いと思います。この連絡網、普通は年度初めに担当者が表を作成して、利用する例が多いと思います。

次の図は私たちのサークルで使っていた例です。

この時は41戸47名の会員数でした。連絡網とは大体このようなものではないでしょうか。

この連絡網では、最後に受けた人が「班長に戻す」という約束があり、連絡が戻ってきた班長は、連絡が完了したことを事務局長に報告します。

これで全員に連絡が衝いたことを確認します。もちろん、電話に出ない場合もあるでしょうから、その場合は次の人に電話し、後ほど出なかった人にも再度連絡します。

それが普通の方法ですね。しかし「班長に戻す」という部分が徹底されていない面がありました。まあ、それは連絡は着いているということで済ませていましたし、特に問題点もありませんでした。

この方法は、参加しない人にも機械的に電話が行くことになります。大会や例会の場合は朝６時半に連絡がスタートします。参加しない人も電話が行き、次の人に連絡しなければなりません。また、電話に出ない人には後からまた連絡するという煩わしさがあります。

ですから、大会の時はこの表を元にして大会用の連絡網を作っていました。

今は多くの人がスマホを持っている時代です。そこで、昨年に試行をした新たな連絡網を作成しました。

それはラインを使う方法です。

ご存知のようにラインはグループを作って登録しておけば、一度の送信で登録者全員に同じ内容が送信されます。しかし、スマホを持っていない人もいるため、ラインを持っている人から、持っていない人に連絡するという表を作りました。

私たちのサークルでは、ほぼ半数の人がスマホを持っています。その人たちはラインに登録してもらい、グループに入ってもらいました。

１　第１列の人はスマホ保持者です。この人たちには一斉に送信されますから、ほぼ同時に着信します。

２　受信した人はその右にあるスマホ無しの人に電話連絡をします。人によっては２人に連絡する人もいます。

３　電話連絡がついたら、「連絡完了」というようなメッセージをライン上で送信します。以上で終わりです。

１　これは連絡が速いです。なかなか連絡がつかない人がいても５分で完了しました。報告は上記したように「完了しました」で良いですし、「完了」だけでも構いません。中には「！」だけ送信する人もいます。それでも、それが誰からの送信かがわかるので、OKです。

２　事務局長は「既読」数を見れば、全員見てくれたかどうかが一目で分かります。さらに報告の着信を見れば、誰からのものかも分かります。あと、来ていないのはあの人だけだ、というところまで確認できます。

３　返信がない人は既読になっていなければ、電源を切っているか電波の届かない所にいるか、ということになりすから、その先の人にはこちらから電話すれば済みます。

１　最初は「既読」数が一つ少なく、それが誰なのかは画面からは不明でした。しかし、これは「返信」をもらうことで改善できました。

２　ラインは「着信音」が鳴ります。一人が返信すると、受信者全員に受信音が鳴ることになります。煩わしいのではないかとも考えましたが、「連絡漏れ」を防ぐためにはそれくらどうということはない、むしろ、返信に個性があって面白い、という意見もあり、それを実行してもらっています。

３　大会に参加しない人まで、早朝から騒がせることになります。ですが、これも前日までに不参加の人には連絡をしない「連絡網」をラインで送っているので、特に問題はありません。

「連絡をしない連絡網」とは、ラインの「ノート」に連絡網を記載しているので、その「ノート」にある表をコピーし、そこから不要な人の名を消したものをラインで流しておくことにしています。これで参加しない人は、ゆっくり寝ていることができるという訳です。

きたはち

全員がラインに登録しておけば、もっと楽ですが、それくらいの労を惜しむ必要は無いと考えます。要は全員に漏れなく素早く伝わることが肝心ですね。
もっと良い案があれば、是非教えてください。